Làm việc hiệu quả: 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội

Một phương pháp làm việc hiêu quả của tổ chức Franklin Covey, được mô tả trong cuốn sách 5 lựa chọn để có năng suất vượt trội của Kory Kogon, Adam Merrill, Leena Rinne.

CẢM THẤY NHƯ BỊ CHÔN SỐNG?

Nghịch lý năng suất

Công nghệ ngày nay cho phép mọi người từ khắp nơi trên trái đất nhìn thấy mặt nhau chỉ trong tích tắc và cộng tác với nhau trong thời gian thực. Nó cho phép con người tiến hành các thực hành y học tiên tiến, giải mã bộ gen người, lật đổ các chính phủ, phát tán bí mật quốc gia và vạch trần tội phạm tham nhũng. Tuy nhiên, nghịch lý là chính những công nghệ này lại khiến chúng ta gặp nhiều khó khăn hơn trong việc đạt được những thứ quan trọng đối với mình.

Dòng chảy thông tin mới do công nghệ ngày nay mang lại đang lấp đầy cuộc sống của chúng ta, yêu cầu đòi hỏi sự chú ý của chúng ta đến những thứ chẳng có ý nghĩa gì mấy. Nó cho phép bất cứ ai bỏ một thứ gì đó vào email của chúng ta và yêu cầu chúng ta phải trả lời. Chúng ta bị chôn vùi trong dòng chảy không ngừng của những thứ đang trôi về phía chúng ta, lấy đi năng lượng mà đáng lẽ chúng ta có thể dành cho những hoạt động có giá trị cao hơn. Chúng ta cảm thấy bối rối, lo lắng, căng thẳng cả khi đang làm việc lẫn khi không làm việc.
Nghịch lý năng suất xoay quanh ba thách thức quan trọng:

Thách thức 1: Chúng ta đang phải đưa ra nhiều quyết định hơn bao giờ hết
Chúng ta gần như bị choáng ngợp trước tốc độ của những quyết định đang ập đến. Và việc mà hầu hết mọi người đều làm là cố gắng giải quyết dòng chảy này theo thứ tự, cố gắng đưa ra quyết định tốt nhất và nhanh nhất có thể.

Vấn đề ở đây là những quyết định có giá trị cao thường không đến theo một thứ tự có thể dự đoán được. Làm việc chăm chỉ hơn và nhanh hơn không tạo ra năng suất vượt trội trong một thế giới nơi mà giá trị được tìm thấy trong việc lùi lại một bước, phân loại ưu tiên các lựa chọn trước mắt, và đưa ra quyết định đúng đắn về những thứ thực sự quan trọng.

Thách thức 2: Sự chú ý của chúng ta đang bị sự tấn công chưa từng thấy
Trong khi đang cố gắng giải quyết tất cả những quyết định đang ập đến, sự chú ý của chúng ta lại chịu sự tấn công chưa có tiền lệ. Tất cả những tiếng bíp bíp, tiếng vo vo, những biểu ngữ, quảng cáo đang xâm chiếm không gian tinh thần của chúng ta.

Nếu bạn đã từng google một thứ gì đó quan trọng và sau bốn mươi lăm phút, bạn nhận thấy mình đang xem những video ngớ ngẩn hoặc đọc những thứ chẳng có giá trị gì, thì bạn có thể thấy sự chú ý của bạn bị lấy đi dễ dàng như thế nào.

Thách thức 3: Chúng ta đang trải qua một cuộc khủng hoảng năng lượng cá nhân

Giữa tất cả những quyết định đang ập đến, và những xao lãng thu hút sự chú ý xung quanh, bạn có cảm thấy hầu như lúc nào cũng bị kiệt sức? Bạn có cảm thấy mình bị phụ thuộc vào các chất kích thích như cà phê hay nước tăng lực? Bạn có bao giờ kết thúc một ngày làm việc và nhận thấy rằng mình mệt mỏi đến nỗi ngủ li bì trên ghế sofa?

Tác động của nghịch lý năng suất

Trong một cuộc nghiên cứu, người ta cho biết rằng khoảng 60% thời gian của họ được dành cho những việc quan trọng, và đến 40% còn lại được dành cho những thứ không quan trọng.

Bạn nghĩ sao nếu chiếc xe của bạn chỉ hoạt động 60% thời gian? Còn máy tính hoặc điện thoại di động thì sao? Đứng ở góc độ tổ chức, 40% số tiền bạn trả lương cho nhân viên đang lãng phí. Bạn sẽ không chấp nhận những trường hợp như vậy, vậy thì tại sao lại phải chấp nhận ít hơn khi nói đến thời gian của bạn? Tại sao lại không đưa con số đó là 70/30, hay thậm chí là 80/20?

5 lựa chọn để có năng suất vượt trội

Để đạt được năng suất vượt trội, bạn cần trực tiếp giải quyết ba thách thức nằm bên dưới nghịch lý năng suất. Bạn phải tăng cường năng lực của mình trong ba lĩnh vực:

Quản trị việc ra quyết định (decision) – Lựa chọn 1 và 2
Quản trị sự chú ý (attention) – Lựa chọn 3 và 4
Quản trị năng lượng (energy) – Lựa chọn 5

<bài viết đang được cập nhật>